Projektmanagement-Tools effizient nutzen

Projektmanagement-Tools helfen Unternehmen dabei, Ihre Ziele schnell und erfolgreich zu erreichen, doch nur wenn sie effizient genutzt werden. Bei der Vielfalt an Funktionen kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert und das Projektmanagement-Tool einen eher im Weg steht als weiterhilft. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie aus Projektmanagement-Tools das Beste herausholen.

Ein Überblick über Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools sind unschätzbare Werkzeuge, wenn es darum geht, Projekte, Aufgaben und Co. sowie die daran beteiligten Personen effizient zu verwalten. Sie bieten Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen wie die Organisation von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts und viel mehr. Projektmanagement-Tools sorgen auch für eine konsistente Kommunikation zwischen den einzelnen Teams und ermöglichen so eine produktive Zusammenarbeit. Kurzum, Projektmanagement-Tools können einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Projekte zum Erfolg zu führen.

10 bekannte Projektmanagement-Tools

• Asana
• factro
• Jira
• MeisterTask
• Microsoft Project
• monday
• OpenProject
• TimO
• Trello
• Wrike

Diese Funktionen machen Projektmanagement-Tools effizient

Für die Projektverwaltung stehen für Unternehmen verschiedene Projektmanagement-Software zur Verfügung, doch nicht alle sind gleich effizient. Die folgenden Punkte sollten unbedingt erfüllt sein:

Planung ist das A und O

Die Effizienz von Projektmanagement wird durch einige Schlüsselfunktionen bestimmt. Die Planung ist wohl die wichtigste von allen. Sie ermöglicht es den Projektmanagern, genau einzuschätzen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wann sie erledigt werden sollten und wer dafür zuständig sein sollte. Wenn sie richtig durchgeführt wird, hilft die Planung allen Beteiligten, die Fristen einzuhalten und ihre Ziele zu erreichen. Die Planung ist also die Grundlage eines erfolgreichen Projektmanagements.

Aufgabenverwaltung für sinnvolle Aufgabenverteilung

Die Aufgabenverwaltung ist eine leistungsfähige Funktion von Projektmanagement-Softwares, die es den Benutzern ermöglicht, Aufgaben auf sinnvolle Weise zuzuweisen und zu verfolgen. Die Zuweisungsregeln können anhand von Zeitvorgaben, Arbeitsbelastung oder anderen Kriterien festgelegt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Aufgaben effizient zwischen den Teammitgliedern verteilt werden, damit sie nicht untergehen.

Zeiterfassungsfunktionen, um Projekte stetig zu optimieren

Eine weitere Funktion, die Projektmanagement effizient machen, ist eine Zeiterfassungsfunktion. Diese Funktionen sind so konzipiert, dass sie Projekte ständig optimieren. Sie zeigen zum Beispiel an, welche Aufgaben eines vergangenen Projekts die meiste Zeit in Anspruch genommen haben, sodass Sie die Kosten und Zeiten für künftige Projekte besser abschätzen können.

Kommunikationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit

Funktionen zur internen Kommunikation und Zusammenarbeit sind bei Projektmanagement-Tools von unschätzbarem Wert, vor allem, wenn die einzelnen Teams nicht am gleichen Standort stationiert sind. Benachrichtigungen, Anmerkungen und Kommentare halten Teams über Änderungen oder Aktualisierungen auf dem Laufenden.

Besserer Überblick mit einer Ressourcenmanagement-Funktion

Ressourcenmanagement-Funktionen können dabei helfen, den Überblick über die geplanten und bereits verwendeten Ressourcen zu behalten. Anhand von dieser Funktion lassen sich auch Kosten besser überwachen und kalkulieren. Projektmanagement-Tools mit Ressourcenmanagement-Funktionen stellen die Verfügbarkeit und Ressourcen sicher und verringern das Risiko von Doppelbuchungen oder Engpässen.

Wie sieht effizientes Arbeiten mit einem Projektmanagement-Tool aus?

Effizientes Arbeiten mit einem Projektmanagement-Tool sollte organisiert und gut dokumentiert sein. Es bietet den Benutzern die Möglichkeit, Aufgaben einfach zu verwalten, Fristen im Auge zu behalten und den Fortschritt zu überwachen. Außerdem ermöglicht es die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, um Zeit und Ressourcen besser zu nutzen. Damit man aus Projektmanagement-Tools das Beste herausholen kann, sollte man die zur Verfügung gestellten Funktionen nutzen, die Arbeitsfortschritte stets dokumentieren und über die Kommunikationsmöglichkeiten mit dem Team auf dem Laufenden bleiben. Darüber hinaus müssen angepasste Zeitpläne in den Tools verfolgt werden, um die gewünschten Ergebnisse im Auge zu behalten.

Effiziente Nutzung von Projektmanagement-Tools in der Praxis

Damit die Arbeit mit solchen Tools im Alltag eines Unternehmens reibungslos und effizient funktioniert, ist es wichtig, die Software bzw. die darauf genutzten Funktionen so auszuwählen, dass die individuellen Verwaltungsanforderungen möglichst gut abgebildet werden. Je nach Hersteller und Tool sowie den letztendlich aktiv genutzten Funktionen und Modulen gibt es da durchaus Unterschiede.

Für Unternehmen, bei denen der Faktor Zeit sehr wichtig ist, sollte die Software dies möglichst in ihren Funktionen widerspiegeln und diesen Faktor in möglichst viele Werkzeuge zur Prozessteuerung integrieren. So steht dieser Aspekt beim Projektmanagement-Tool von TimO beispielsweise im Vordergrund, während andere Tools sich mehr auf Warenwirtschaft spezialisieren. Die Faustregel ist: Heutzutage können die meisten Programme fast alles, doch wer die ideal passende Software nutzen möchte, sollte auf solche kleinen Unterschiede achten.

Mit Projektmanagement-Tools zum Unternehmenserfolg

Projektmanagement-Tools bringen Unternehmen viele Vorteile, die zum Erfolg führen. Durch die organisierte Zuweisung, die Priorisierung von Aufgaben und die Verfolgung von Fortschritten ermöglichen Projektmanagement-Tools Unternehmen, effizienter und strukturierter zu werden. Darüber hinaus bieten Projektmanagement-Tools Transparenz, sodass die Beteiligten Echtzeit-Updates und einen besseren Einblick in die Projektleistung erhalten, was dazu beiträgt, dass Termine eingehalten und Fehler vermieden werden. Darüber hinaus sorgen Funktionen für die Zusammenarbeit wie die gemeinsame Nutzung von Dateien, Kommentar-Threads und Kalendern dafür, dass die Teams auf dem gleichen Stand bleiben und machen den Unternehmenserfolg leichter erreichbar. Projektmanagement-Tools bieten die Schlüsselkomponenten, die für erfolgreiche Projekte erforderlich sind und sind damit ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Projektmanagement-Tool in den verschiedensten Unternehmen äußerst hilfreich sein kann, jedoch nur, wenn es richtig genutzt wird. Effizientes Arbeiten mit einem Projektmanagement-Tool gelingt nur dann, wenn alle Funktionen voll ausgeschöpft werden.