Aufbewahrungspflichten für Online-Shopbetreiber

Aufbewahrungspflichten für Online-Shops

Der Staat schreibt allen Geschäftsbetreibern bestimmte Aufbewahrungspflichten vor. Online-Shops bilden dabei keine Ausnahmen. Gesetzlich geregelt sind diese Aufbewahrungspflichten in § 147 Abgabenordnung (AO), § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Zu sichern sind dabei alle Dokumente, die für die Besteuerung sowie die rechtlich korrekte Geschäftsabwicklung von Interesse sind. Für Online-Shops ergeben sich einige besondere Regelungen durch den speziellen Charakter des Geschäfts.

Ein Fachartikel von Markus Mattscheck

Diese Unterlagen müssen generell aufbewahrt werden

Aufbewahrungspflichten entstehen für jeden, der zur Buchführung gezwungen ist. Alle Dokumente sind dabei zu sichern, die Geschäftsvorgänge irgendeiner Art dokumentieren. Die Form ist dabei unwichtig. Dies gilt sowohl für die Art des Mediums (Digital, Fax, Papier) wie auch den inhaltlichen Aufbau. Zu sichern sind:

• Papierdokumente wie beispielsweise Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen und Fax-Korrespondenzen
• Alle relevanten elektronischen Nachrichten (E-Mails, Botschaften über Kontaktformulare, etc.)
• Listen sowie Protokolle der IT (beispielsweise Protokolle, die den Versand einer Ware nachweisen)
• Bücher (Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher) und sonstige bilanzierenden Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Aufzeichnungen über Warenaufnahmen)
• Mahnschreiben
• Handelsregisterauszüge

Ein Online-Shop muss zwar all diese Dokumente sichern. Allerdings sind erfahrungsgemäß nicht alle gleichbedeutend: Handels- und Geschäftsbriefe (schließt auch Mahnungen und sonstige Schreiben ein, die für die Vertragserfüllung bedeutsam sind) sowie Buchungsbelege und geschäftsanbahnende Korrespondenzen nehmen bei Betriebsprüfungen den Schwerpunkt ein. Dies liegt daran, dass sich die Steuerlast sowie das Nachkommen der rechtlichen Verpflichtungen gegenüber den Kunden über diese Unterlagen nachvollziehen lässt.

Als Tipp, um alle notwendigen Dokumente aufzubewahren: Online-Shops können es nicht vermeiden, dass bei jedem Geschäft ein gewisser Verwaltungsakt (Annahme der Bestellung, Versandvorbereitung, Versand, etc.) abläuft. Dieser muss lückenlos nachvollziehbar sein.

Die Aufbewahrungsfristen

Es gibt zwei Aufbewahrungsfristen, die für Online-Shops von bedeutend sind: sechs sowie zehn Jahre. Buchungsbelege (für Online-Shops in der Regel die Rechnung) müssen dabei als Kopie für zehn Jahre gesichert werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige geschäftsanbahnende Korrespondenzen sind sechs Jahre aufzubewahren. Hierbei ist allerdings ein besonderer Fall zu beachten. Geschäftsbriefe können zugleich Buchungsbelege darstellen. Als Beispiel: Sie bestätigen einem Kunden, dass er für seine Bestellung eine Teilzahlung geleistet hat, aber ein Restbetrag nach wie vor offen ist. In diesem Fall muss der Brief ebenfalls für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Als Tipp für die Einordnung: Alle Dokumente, die den Abschluss eines für das Geschäfts notwendigen Prozesses bestätigen, sind als Buchungsbelege zu behandeln. Auch hierfür ein Beispiel: Schreiben Sie eine Mahnung, ist diese kein Beleg, da nichts abgeschlossen wird. Schicken Sie dem Kunden eine Versandmitteilung, zählt die Nachricht als Beleg, da Sie anzeigen, Ihren Teil des Geschäfts abgeschlossen zu haben.

Dokumente müssen lesbar bleiben

Während der gesamten Aufbewahrungszeit müssen alle Unterlagen lesbar bleiben. Insbesondere bei Dokumenten aus Papier kann dies kritisch werden. Die Schrift verblasst im Laufe der Zeit. Es ist deshalb ratsam, auf Papierlosigkeit umzustellen und digital zu archivieren. Online-Shops haben es diesbezüglich einfacher, dass ein Großteil aller Unterlagen ohnehin auf digitalem Wege erstellt wird bzw. anfällt.

Diese Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden

Sämtliche Unterlagen, die zu keinem Vertragsabschluss geführt haben oder nichts mit einem konkreten Geschäft zu tun haben, müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung ablehnen, weil Sie Zweifel an der Bonität des Kunden haben, müssen Sie die zugehörigen Dokumente nicht aufheben. Hat der Kunde seine Bestellung widerrufen, bevor Sie diese annehmen konnten, müssen Sie ebenfalls nichts aufbewahren. Gleiches gilt für Dokumente, die reinen Werbe-Charakter haben. Beispielsweise Newsletter oder Flyer müssen Sie nicht sichern.

Abschließend: Im Zweifel lieber aufbewahren

Es gibt einige Grenzfälle: Wenn Sie Kunden beispielsweise Newsletter mit einem individuellen Promo-Code senden, den diese nutzen, entstehen wieder Aufbewahrungspflichten der Nachricht. Sie haben jedem Kunden nicht nur Werbung gesandt, sondern einen persönlichen Rabatt eingeräumt und damit ein spezielles Angebot gemacht. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Dokument unter eine Aufbewahrungspflicht fällt, behalten Sie es besser.

Über Markus Mattscheck

Betreiber und Chefredakteur von Onlinemarketing-Praxis

Markus Mattscheck ist in seinen Tätigkeitsfeldern bereits seit 1995 fest mit dem Internet verdrahtet und verfügt über eine umfassende Marketing-Expertise. Sein Kommunikations- und PR-Background verbindet er mit seinem hohen Grad an technischem Know-how und entwickelt daraus ganzheitliche Onlinemarketing-Strategien. Dieses Wissen teilt er als Autor und schreibt praxisnah und verständlich über Fachthemen aus vielen Bereichen des Onlinemarketings.