Ein Vergleich von Lohnabrechnungssoftware und Dienstleister

Lohnabrechnung – Software oder Dienstleister?

Wir mussten uns der Frage nach einer Lohnabrechnung stellen und haben uns vor einiger Zeit mit diesem Thema beschäftigt. Auch wenn es kein Onlinemarketing-Thema ist, können unsere Recherchen dem einen oder anderen eventuell helfen.

Inhaltsverzeichnis

Mit Lohnabrechnungen müssen sich Unternehmen auseinandersetzen, sobald Sie Personal einstellen. Wie komplex die Buchhaltung ausfällt, ist dabei stark von der Größe und der Art des Unternehmens abhängig. Ein größerer Konzern mit Hunderten von Angestellten benötigt entsprechende Kapazitäten in diesem Bereich, da viel Arbeit anfällt. Für jeden Mitarbeiter gilt es schließlich, einen eigenen Datensatz anzulegen, diesen auszuwerten und anschließend eine Abrechnung anzufertigen. Das kann bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern einen gewaltigen Zeitaufwand verursachen. Es gibt aber einige Software-Lösungen, die helfen, diesen Aufwand zu reduzieren oder die Arbeit effizient zu gestalten.


Damit Sie eine Vorstellung von den Möglichkeiten gewinnen, die Ihnen diese Tools bieten, geben wir im folgenden Abschnitt einen Überblick über die unterschiedlichen Programme und deren Funktionen.

Lohnbuchhaltungssoftware

Softwarelösungen bilden eine gute Möglichkeit für Unternehmen, buchhalterische Tätigkeiten selbst zu erledigen, wenn diese Kosten für Buchhalter oder Steuerberater sparen möchten. In erster Linie eignen sich solche Tools für kleine bis mittelgroße Unternehmen.
 
Unterschiede bestehen zwischen den verschiedenen Softwares in erster Linie in Bezug auf Kosten, die Menge von Mitarbeitern, die das System erfasst, und die Anzahl von Zusatzfunktionen. Die perfekte Software ist optimal an die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst. Schauen Sie sich gerne solche oder ähnliche Seiten mit Vergleichstests zu Buchhaltungssoftware an. Aber viel wichtiger sind ausreichend lange Probephasen, damit Sie die Handhabung des Systems testen können. Im Optimalfall sollten Unternehmen mehrere Programme simultan testen, um das Beste zu finden.

Anforderungen an eine Lohnbuchhaltungssoftware

Welche Anfroderungen muss die Software für Sie erfüllen. Die wichtigsten Fragen, die Sie sich in diesem Zusammenhang stellen sollten:

  • Welcher Leistungsumfang wird benötigt?
  • Welches Budget steht für das Programm zur Verfügung?
  • Sollen Mitarbeiter auch in der Lage sein, unterwegs mit dem Programm zu arbeiten?
  • Wie lange wollen Sie testen?
  • Haben Sie schon Erfahrung beim Arbeiten mit ähnlicher Software gesammelt?
  • Ist das Programm einsteigerfreundlich?

Funktionen von Lohnbuchhaltungssoftware

Grundlegende Funktionen moderner Lohnbuchhaltungsprogramme:

  • Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Mitarbeiterdaten verwalten und speichern
  • Berücksichtigen sämtliche gesetzlichen Vorgaben automatisch
  • Prüfen Abrechnungen automatisch auf Fehler

Sage Business Cloud

Dies ist eine Cloud-Software, deren Funktionsumfang an die Bedürfnisse von Kleinunternehmern, Startups, Freiberufler u. Ä. Kleingewerbetreibende zugeschnitten ist. Ein großer Vorteil dieses Programms ist, dass Benutzer über das Internet mit dem Programm arbeiten können. Damit ist die Benutzung auch aus dem Homeoffice möglich. Das hat außerdem den Vorteil, dass auch Steuerberater auf die Daten in der Cloud zugreifen können. Dadurch fällt die Kommunikation zwischen diesen und der Buchhaltung leichter.

Bei Sage Business Cloud können Benutzer wählen, welche Funktionen sie im Einzelnen entweder der Software überlassen oder manuell selbst übernehmen möchten. In erster Linie sammelt sie Daten von Mitarbeitern, verwaltet diese und erstellt gesetzlich vorgeschriebene Meldungen. Mithilfe des Abrechnungsassistenten lassen sich schnell und unkompliziert Lohnabrechnungen erstellen. Zusätzlich können Unternehmen die kostenlose, 30-tägige-Probephase nutzen, um sich mit dem Programm vertraut zu machen. Nach Ende dieses Zeitraums können diese zwischen den verschiedenen Funktionspaketen wählen – diese unterscheiden sich im Preis und Funktionsumfang. Relevant für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist allerdings nur das Paket „Lohnabrechnung“.

  • Lohnabrechnung: 5,90 Euro pro Mitarbeiter. Für jeden einzelnen Mitarbeiter-Datensatz, den User hinzufügen, fallen zusätzliche Kosten an.

Sage Business Cloud nutzen also in erster Linie kleine Unternehmen, da die Kosten für die Software mit der Anzahl der Mitarbeiter steigen.  Ein weiterer Vorteil des Programms besteht darin, dass es mit iOS und Android-Systemen kompatibel ist. Nutzer können also bequem mit ihrem Smartphone oder Tablet von unterwegs arbeiten.

Vorteile von Sage Business Cloud

  • Beinhaltet einen Demo-Mandanten und Einführungsvideos für Anfänger
  • Ist sehr benutzerfreundlich und ohne tiefgehendes Vorwissen verwendbar
  • 30-tägige kostenlose Testphase
  • In der Testphase können Sie Testabrechnungen erstellen und Bezüge verwalten – das Programm überprüft dann, ob diese korrekt sind
  • Beinhaltet Urlaubs- und Abwesenheitsplaner sowie Fehlzeitenerfassungen für Angestellte
  • Sämtliche Informationen sind online auch unterwegs einsehbar
  • Der TÜV Saarland hat den webbasierten Service für die Einhaltung höchster Datenschutzbestimmungen ausgezeichnet
  • Bearbeitet Daten von 10 bis 100 Mitarbeitern


Nachteile von Sage Business Cloud

  • Beinhaltet keinen Betriebsprüfer-Export
  • Kosten steigen, je mehr Mitarbeiterdaten das Programm erfassen soll

Lexoffice Lohn&Gehalt

Dieses Programm besticht unter anderem dadurch, dass es extrem benutzerfreundlich sowie transparent gestaltet ist. Die Infoline ist kostenlos, sämtliche Anschriften sowie Daten sind schnell zu finden – Letzteres ist wichtig, da die Software private Daten zu Mitarbeitern und Geschäftsführern verarbeitet. In diesem Zusammenhang ist es von erheblicher Bedeutung, zu wissen, in welchem Land die Firma ansässig ist. Dort gelten nämlich gegebenenfalls andere Gesetze im Bereich Datenschutz als in Europa. Die Server, auf denen lexoffice die Daten speichert, liegen in deutschen Rechenzentren. Das Programm beinhaltet viele nützliche Funktionen. So erstellt es selbstständig Serienrechnungen, macht Überweisungen, gleicht Daten mit Steuerberatern sowie Finanzämtern ab und verfügt über PayPal-Integration. Zusätzlich lässt sich die Software während einer 30-tägigen Probephase ausgiebig testen, damit User sich mit den verschiedenen Funktionen in Ruhe vertraut machen können.


Da sie komplett online-basiert ist, müssen Firmen außerdem keine Programme fest installieren, sondern können von überall aus auf den Speicher zugreifen.


Die Preise für lexoffice variieren, abhängig von der Anzahl der Mitarbeiterdatensätze, die das Programm verarbeiten soll.

  1. Bis zu zwei Mitarbeiter: 6,44 Euro pro Monat
  2. Bis zu 5 Mitarbeiter: 12,94 Euro pro Monat
  3. Bis zu 20 Mitarbeiter: 32,33 Euro pro Monat
  4. Bis zu 50 Mitarbeiter: 110,44 Euro pro Monat

Lexoffice erledigt Abrechnungen schnell und einfach und versendet entsprechende Meldungen an Behörden automatisiert. Besonders interessant ist, dass User über eine Timeline einen Überblick über Verbesserungen gewinnen, die lexoffice einführen möchte und darüber abstimmen können, welche sie als zweckmäßig empfinden.
Einziger Kritikpunkt ist, dass das Programm relativ hochpreisig ist, wenn es eine größere Zahl von Mitarbeitern erfassen soll. Die Standardversion umfasst maximal 50 Mitarbeiter – diese ist also nur für kleinere Betriebe geeignet.

Vorteile von Lexoffice Lohn&Gehalt

  • Erledigt Abrechnung aller Mitarbeitertypen und Entgeltarten
  • Erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern
  • Erstellt und verschickt Meldungen an Krankenkassen sowie ans Finanzamt
  • Ist benutzerfreundlich bei großem Funktionsumfang
  • 30-tägige kostenlose Testphase
  • Erlaubt das Erstellen einer Test-Abrechnung zum Üben
  • Kündigung zum Ende jedes Monats möglich
  • Stellt Buchungsvorlagen und SEPA-Überweisungsträger bereit


Nachteile von Lexoffice Lohn&Gehalt

  • Nur für kleine Betriebe geeignet – Standardversion erfasst max. 20 Mitarbeiter

Lohnfix Premium + GoDav

Lohnfix Premium + Godav ist ein Programm mit integrierter Cloud. Wie Sage Business Cloud und andere Cloud-Softwares, bietet sie Usern also eine erhöhte Reichweite im Vergleich zu On-premise-Lösungen. Benutzer können von verschiedenen Standorten aus flexibel damit arbeiten. Lohnabrechnungen sowie Meldungen an Sozialversicherungsträger oder das Finanzamt fertigt es automatisiert an. Um Arbeitnehmerdaten übersichtlich verwalten zu können, enthält es außerdem einen Urlaubskalender und ein Tool zum Erfassen von Fehlzeiten.

Das Premium-Preismodell ermöglicht es den Nutzern Brutto- und Nettobezüge von bis zu 50 Mitarbeitern zu bearbeiten. Pro 25 Mitarbeitern, die es zusätzlich bearbeiten soll, fallen Zusatzkosten von 25 Euro an. Das Programm eignet sich also in erster Linie für kleine bis mittelgroße Unternehmen und ist recht hochpreisig. Dafür verfügt es aber über Schnittstellen zur Datenübermittlung wie ELSTER / ELStAM. Auf diesem Weg lassen sich beispielsweise die GuV oder Informationen zur Umsatzsteuer schnell und unkompliziert an das Finanzamt schicken.

Vorteile von  Lohnfix Premium + GoDav

  • GoDav erlaubt das ortsunabhängige Bearbeiten von Daten
  • Ermöglicht Abrechnung von bis zu 50 Angestellten
  • Dienst ist flexibel skalierbar
  • Erledigt zusätzlich das Meldewesen an Sozialversicherungsträger und andere Behörden
  • Enthält einen Urlaubskalender, Zeiterfassung und Schnittstellen für die Datenübermittlung
  • Besitzt GKV- und ITSG-Zertifikat

Nachteile von  Lohnfix Premium + GoDav

  • Bei einem anderen Betriebssystem müssen Sie die Cloud-Erweiterung GoDav kostenpflichtig hinzubuchen
  • Das Hinzubuchen von 25 weiteren Mitarbeitern kostet jeweils 25 Euro
  • Download-Version lässt sich ausschließlich mit Microsoft-Windows nutzen

Datev Lohn und Gehalt Classic

Der Aufbau dieser Buchhaltungs-Software ist recht komplex und daher nicht für Einsteiger geeignet. Es sollten Vorkenntnisse im Umgang mit Lohnbuchhaltungs-Programmen vorhanden sein. Mit der Komplettlösung für die Finanzbuchhaltung können User in kurzer Zeit Rechnungen, Angebote und Aufträge erstellen, Belege verbuchen sowie Mahnungen verwalten. Jahresabschluss, GuV, EÜR, Bilanz etc. sind hier jedoch nicht möglich. Die Software besitzt aber sämtliche Schnittstellen für andere Programme, was den Austausch von Daten erleichtert. Sie überzeugt außerdem durch ihren Funktionsumfang.

Ein weiterer großer Vorteil dieses Programms ist, dass es eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeiterdaten verarbeitet – es ist also auch für größere Unternehmen geeignet.

  • Kosten: 14,20 Euro im Monat

Vorteile von Datev Lohn und Gehalt Classic

  • Erfasst Stamm- und Bewegungsdaten von unbegrenzt vielen Mitarbeitern
  • Beinhaltet Abrechnungshilfe
  • Arbeitsstunden und Fehlzeiten werden auf den Abrechnungen angegeben
  • Eingaben prüft das Programm automatisch auf Fehler
  • Unterstützte Abrechnungsformen umfassen  u. a. die Berechnung von Kurzarbeitsgeld, Pfändungen und betriebliche Altersvorsorge
  • Übermittelt selbstständig Zahlungsaufträge an Banken
  • Beinhaltet Betriebsprüfer-Export
  • Liefert 30-Tage-Testversion
  • Aufgrund der unbegrenzten Anzahl von Mitarbeiterdaten, die das Programm speichern kann, auch für größere Betriebe geeignet


Nachteile von Datev Lohn und Gehalt Classic

  • Ist zwar netzwerkfähig, besitzt aber keinen Mobil-Modus
  • Ist über Datev-Cloud-Sourcing nur eingeschränkt online nutzbar

ilohngehalt

ilohngehalt eignet sich für einfache Lohnforderungen. Da die Software ein Cloud-Service ist, müssen User sie nicht extra installieren und eingegebene Daten sind durch automatische Backups vor Verlust geschützt. Kosten berechnet der Anbieter nur für die Lohnabrechnung der Mitarbeiterdatensätze selbst. Darüber hinaus fallen keinerlei Grundgebühr oder Zusatzkosten an. Grundsätzlich erfasst die Software Daten von 5 bis zu 50 Mitarbeitern.

  • Kosten: 4 Euro pro Lohnabrechnung

ilohngehalt ist außerdem besonders benutzerfreundlich. Lange Probe- sowie Einlernphasen erübrigen sich. Stamm- und Lohndaten lassen sich importieren. Auch die Beiträge zur Arbeitslosen- sowie Renten- und Pflegeversicherung kalkuliert das Programm automatisiert. Sofortmeldungen und andere SV-Meldungen schickt es verschlüsselt an die zuständigen Stellen. Negativpunkte sind allerdings, dass ilohngehalt über keinen Betriebsprüfer-Export verfügt und keine digitalen Personalakten beinhaltet.

Vorteile von ilohngehalt

  • Benutzerfreundlich
  • Kalkuliert automatisch Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung
  • Grundgebühren entfallen
  • Bietet Vorteile von Cloud-Lösungen
  • Erstellt Backups und Updates automatisch

Nachteile von ilohngehalt

  • Kein Betriebsprüfer-Export
  • Keine digitale Personalakte
  • Kosten steigen mit Anzahl der Mitarbeiter

Dienstleister im Kosten/Nutzen-Vergleich

Steuerberater oder Buchhalter sind auch im digitalen Zeitalter nicht in Gänze ersetzbar, da diese schlicht über Kompetenz und Erfahrung verfügen, die Buchhaltungssoftwares nicht bereitstellen können. Insbesondere Steuerberater müssen Unternehmen zwangsläufig in den Prozess der Buchhaltung einbeziehen, wenn sie zum Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder den Jahresabschluss ausführen. Außerdem können diese Dienstleister sämtliche Bereiche der Lohn- oder Finanzbuchhaltung übernehmen, das Unternehmen oft erheblichen Arbeitsaufwand einspart. Besonders beim Jahresabschluss kann es durchaus sinnvoll sein, einen Profi in Sachen Buchhaltung zu engagieren. Weist die Buchhaltung nämlich Lücken auf oder ist ungeordnet, ist der Aufwand eines Jahresabschlusses durch einen Steuerberater wesentlich höher. Dies schlägt sich dann in einer höheren Rechnung nieder. Externe Dienstleister können also tatsächlich auch Kosten einsparen.

Buchhaltungsdienstleister eignen sich allerdings in erster Linie für größere Unternehmen. Für kleine bis mittelgroße Betriebe, ist eine Software eine gute Alternative. Diese ersparen nämlich insbesondere Kosten, wenn die Buchhaltung nur die Daten einiger weniger Mitarbeiter verwalten muss. Hilfreich kann es allerdings sein, zumindest in der Anfangsphase einen Buchhalter zu konsultieren. Dieser korrigiert Fehler, die sich einschleichen können, wenn Sie noch nicht mit den Funktionen der genutzten Software vertraut sind. So können Unternehmen sich in Ruhe mit den verwendeten Programmen beschäftigen, von Anfang an Fehlerquellen erkennen und diese dann anschließend ausmerzen.

Lohnabrechnung – Software oder Dienstleister?
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