Wie führen Sie erfolgreich einen Onlineshop mithilfe von ERP-Systemen?

Sie möchten einen Online-Shop betreiben und überlegen, wie Sie die Abläufe erfolgreich steuern können? Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Daten des Warenwirtschaftssystems mit denen des Shop-Systems am besten synchronisieren, werden Sie schnell auf Schnittstellenlösungen stoßen, die beide Systeme miteinander verbinden können. Solche Programme bieten die Möglichkeit, Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Dieser Artikel soll Ihnen eine Orientierung geben, wie diese Schnittstellen Ihren Online-Shop optimieren können und welche Funktionen sinnvoll sind.

Ein Fachartikel von Markus Mattscheck

Für Digitalisierung ist es nie zu spät

Wenn Sie sich Gedanken über einen Online-Shop machen, sind Sie mitten in der Digitalisierung und haben schon einmal den ersten Schritt in Richtung online gemacht. Heutzutage sollten viele Abläufe digital ablaufen. Besonders in der Buchhaltung und in der Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, kurz ERP) erleichtern digitale Programme viele Prozesse. Eine Warenwirtschaftssoftware kann dabei gezielt die Aufgaben für den Handel übernehmen. Damit sehen Sie immer die Lagerbestände sowie welche Ver- und Einkäufe im gesamten Unternehmen ablaufen. Ein ERP-System bietet neben der Warenwirtschaft aber noch viele andere Möglichkeiten, wie dieses Schaubild zeigt:

Quelle: https://www.lexbizz.de

Online-Shop-Systeme

Für die Erstellung eines Online-Shops können Sie auf verschiedene Systeme zurückgreifen. Sie haben die Möglichkeit, selber einen Shop zu programmieren oder ein bereits bestehendes System zu kaufen oder zu mieten. Hier finden Sie einen Überblick über Kauf-, Miet- und Open-Source-Varianten. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, der Online-Shop ist ein eigenständiges System und zunächst unabhängig von Ihrer Warenwirtschaft. Alle Shop-Systeme sind allerdings mit Schnittstellen für Warenwirtschaftssoftware ausgestattet.

Wofür brauchen Sie Schnittstellen?

Es gibt viele Gründe für Schnittstellen. Den größten Faktor bildet hier die Zeitersparnis. Statt zwei verschiedene Systeme bedienen zu müssen, verknüpft man damit den Shop mit der Warenwirtschaft. Dadurch können Sie Fehler und Überschneidungen zum Lagerbestand vermeiden und zeitgleich Kosten sparen, die für zusätzlich benötigte Mitarbeiter anfallen würden. Mithilfe von Schnittstellen sorgen Sie dafür, dass die Warenwirtschaft mit dem Online-Shop zuverlässig Ihre Produkt-, Kunden- und Auftragsdaten austauscht.

Eine weitere sehr nützliche Schnittstelle ist die Verknüpfung mit dem Steuerberater. Dadurch werden alle relevanten Daten direkt an die entsprechende Stelle weitergeleitet.

Welche Funktionen gibt es?

Viele ERP-Softwareprodukte sind Komplettversionen, was Ihnen Vorteile bringt, da durch All-in-One-Lösungen eine bessere Effizienz erzielt werden soll. Manchmal ist es jedoch sinnvoller, wenn Sie einzelne Funktionen auswählen, da Sie nicht immer den vollen Funktionsumfang benötigen. Eine flexible Zusammenstellung spart daher häufig Kosten und Sie haben dennoch die Möglichkeit, später aufzurüsten.

Diese Daten stehen Ihnen in den Komplettpaketen meistens zur Verfügung:

• Artikeldaten
• Preise
• Kategorien
• Kundenstammdaten
• Hersteller
• Hersteller-Artikel-Zuordnung
• Kunden-Artikel-Beziehungen
• Bestellungen
• Lagerbestände

Diese Daten benötigen Sie zwar für Ihre Warenwirtschaft, im Online-Shop sind jedoch nicht alle notwendig.

Sinnvolle Funktionen

Essentielle Funktionen, die für beinahe jeden Online-Shop gelten, können sein:

Kundendaten

Für viele Unternehmen sind die Kundendaten bei der Bestellung im Online-Shop die größte Herausforderung. Ohne die Verwendung passender Drittanbietersoftware, kann es im schlimmsten Fall zu doppelten Kundennummern und falscher Zuordnung im Bestellprozess führen. Durch die verknüpfte Verwaltungssoftware werden die Kunden durch die E-Mail-Adresse und weitere Adressdaten erfasst, Duplikate erkannt und verwaltet. Dadurch erkennt sie auch bei mehrfachen Anmeldungen den gleichen Nutzer.

Brutto-Netto

Eine weitere Funktion, die man durch Schnittstellen integrieren kann, ist die Umrechnung von Brutto- und Nettobeträgen. In der Regel werden im Online-Shop für den Käufer die Bruttopreise ausgegeben, Warenwirtschaftssysteme verarbeiten hingegen häufig Nettopreise. Durch die Software werden die Preise automatisch auf den Cent genau ausgerechnet, damit sich die Rechnung und Bestellung decken.

Bestellstatus

In einem gut geführten Online-Shop kann der Käufer den aktuellen Bestellstatus live mitverfolgen. So weiß er zum Beispiel, ob der Shop das Paket bereits losgeschickt hat. Diesen kundenfreundlichen Service erledigt eine Schnittstelle durch die Verknüpfung mit den entsprechenden Paketdienstleistern automatisch, sodass Sie nicht manuell die Abläufe eingeben müssen. Zudem können automatische E-Mails generiert werden. Dabei stellen Sie diese so ein, dass sie dem Kunden die Auftrags- oder Versandbestätigung eigenständig senden.

Synchronisierte Lagerbestände

Wenn Sie neben einem Online-Shop noch ein klassisches lokales Geschäft oder ein gesondertes Lager betreiben, müssen Sie alle Lagerbestände abgleichen. Die Verknüpfung mit der Warenwirtschaft sorgt dafür, dass Sie immer wissen, was verfügbar ist und ob ein Kunde es bereits online bestellt hat. Dies führt zu einer hohen Kundenzufriedenheit, da er tatsächlich sieht, was er bestellen kann und wann es lieferbar ist. Gleichzeitig sorgen synchronisierte Lagerbestände für einen ordentlichen Überblick der Warenwirtschaft und verhindern fälschliche Doppelkäufe.

Fazit

Die Integration bestimmter Software durch entsprechende Schnittstellen – wie zum Beispiel Warenwirtschaftssoftware oder Schnittstellen zum Steuerberater – erleichtern Ihnen das Arbeiten in einem Online-Shop um ein Vielfaches. Was für Sie essentiell ist, ist häufig individuell sowohl von Ihrer Branche als auch Ihren Anforderungen abhängig. Überlegen Sie sich genau, was sich finanziell für Sie lohnt und welche Optimierungen Sie von Anfang an umsetzen möchten.

Über Markus Mattscheck

Betreiber und Chefredakteur von Onlinemarketing-Praxis

Markus Mattscheck ist in seinen Tätigkeitsfeldern bereits seit 1995 fest mit dem Internet verdrahtet und verfügt über eine umfassende Marketing-Expertise. Sein Kommunikations- und PR-Background verbindet er mit seinem hohen Grad an technischem Know-how und entwickelt daraus ganzheitliche Onlinemarketing-Strategien. Dieses Wissen teilt er als Autor und schreibt praxisnah und verständlich über Fachthemen aus vielen Bereichen des Onlinemarketings.