Stolpersteine in der Buchhaltung umgehen

Kaufmännische Komplettlösung für Online-Shops

Wer einen Online-Shop betreibt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, wie jeder andere Unternehmer auch eine Buchhaltung zu erstellen. Dabei kommt es vor allem auf die gewissenhafte Erstellung und Korrektheit an. Des Weiteren ist es völlig unerheblich, ob es sich um ein angemeldetes Haupt- oder Nebengewerbe handelt. Die finanziellen Aufwendungen für Unternehmer stehen als Ausgaben dabei den Einnahmen durch Shop-Verkäufe gegenüber.

 

Demzufolge wird im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss auf Basis der Buchhaltung von einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gesprochen. Sofern sich jedoch die Umsätze auf einen Gesamtbetrag von mehr als 600.000 Euro pro Jahr belaufen oder der jährliche Gewinn 60.000 Euro übersteigt, sind Unternehmer von Gesetzes wegen verpflichtet, zur Bilanzierung überzugehen. Gleiches ist auch der Fall, wenn der Online-Shop von einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder einer Aktiengesellschaft betrieben wird. Mit einer Bilanzierung geht schlussendlich auch eine doppelte Buchführung einher. Doch auch bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt die Buchhaltung für Online-Shops als außerordentlich umfangreich. Warum das so ist, mit welchen Herausforderungen Online-Shops in der Buchhaltung umgehen müssen und wie eine kaufmännische Komplettlösung für Online-Shops Abhilfe schaffen kann, verrät der folgende Überblick.

Herausforderungen für Online-Shops im Hinblick auf die Buchhaltung

Anzahl der Buchungen

Vereinfacht gesagt lässt sich festhalten, dass die Buchhaltung mit jedem verkauften Produkt umfassender wird. Die Herausforderung besteht in der großen Anzahl von Buchungen, die tagtäglich beim Verkauf eines jeden Produktes anfallen. In nur einem Monat können dabei mehrere Tausend Buchungen eine Rolle spielen. Die Vorgehensweise in der Buchhaltung unterscheidet sich für Online-Shops dabei deutlich von der einer Barkasse. Bei einer Barkasse, wie sie beim stationären Handel auf dem Verkaufstresen geführt wird, werden alle Verkäufe des jeweiligen Tages in einer Sammelbuchung zusammengefasst. Dies ist bei Online-Shops nicht der Fall und es muss für jede einzelne Rechnung eine separate Buchung erfolgen.

Verkaufsplattformen

Gesellen sich zu den Buchungen des Online-Shops auf der eigenen Website auch noch Verkäufe über Plattformen wie Amazon oder eBay, wird die Buchhaltung besonders tricky, zumal die Finanzverwaltung hierauf sensibilisiert ist. Bei Amazon besteht die Herausforderung, dass der Händler den Zahlbetrag statt den Endabrechnungsbetrag mit dem Kunden erhält. Die Vermittlungsgebühr streicht Amazon ein. Vom Händler ist die Umsatzsteuer jedoch sowohl auf die Einnahmen, als auch auf die Gebühren an die Finanzverwaltung abzuführen. eBay wiederum erbringt in Luxemburg Leistungen, wodurch sich die Steuerschuldnerschaft hinsichtlich der Umsatzsteuer umgekehrt (Reverse-Charge-Verfahren) und der Kunde als Leistungsempfänger die Steuerschuld zugesprochen bekommt. Die Berechnung der Umsatzsteuer und deren Abführen an die Finanzverwaltung hat der Online-Shop nun selbst zu veranlassen. Hinzu kommen die finanziellen Aufwendungen für den Versand, wodurch auch auf Portogebühren und Verpackungskosten Umsatzsteuer anfällt.

 

Internationale Verkäufe

 

Verkauft ein Online-Shop Waren ins Ausland, werden häufig Lagerungsmöglichkeiten außerhalb der Landesgrenzen genutzt. Hierbei kommen zollrechtliche Bestimmungen zum Tragen, weshalb Betreiber eines Online-Shops in diesem Fall eine sogenannte Pro-Forma-Rechnung ausstellen müssen. Eine Pro-Forma-Rechnung stellt keine Zahlungsaufforderung dar, weshalb auf ihr auch kein Zahlungsziel angegeben wird. Sie dient lediglich der Information für die Zollbehörden. Diese können so die Art der zu exportierenden Waren, deren Umfang und ihren Wert einordnen. Online-Shop-Betreiber müssen in der Lage sein, eine solche Pro-Forma-Rechnung auszustellen. Sie dient jedoch lediglich als Ersatzbeleg, wird mitunter auch als Angebot betrachtet, ist jedoch mit keiner Buchung verbunden. Eine solche Rechnung in der Buchhaltung zu differenzieren, kann bei der Menge an Buchungen und Belegen sehr unübersichtlich werden. Die Gefahr, dass sich hierbei Fehler in den Aufzeichnungspflichten einschleichen, ist existent.

Zahlungsmöglichkeiten

Online-Shops stellen ihren Kunden oft eine Vielzahl von verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung, um so den Absatz der Produkte anzukurbeln. Eine besondere Herausforderung hierbei bietet das Zahlungssystem PayPal, wobei sich häufig die Frage stellt, wie dieses buchhalterisch zu behandeln ist. Da es sich bei einer PayPal-Zahlung um eine Finanzdienstleistung handelt, wird das PayPal-Konto als Bankkonto gewertet, sodass PayPal-Zahlungen so zu verbuchen sind, wie es bei einem üblichen Geschäftskonto der Bank der Fall ist. Des Weiteren benötigt jede Buchung ihren eigenen Beleg, weshalb Betreiber eines Online-Shops verpflichtet sind, den PayPal-Kontoauszug regelmäßig herunterzuladen und der Buchung zuzuordnen. Da auf einem Kontoauszug meist mehrere Buchungen zusammengefasst sind, gestaltet sich die Zuordnung recht kompliziert. Die Wahrscheinlichkeit, Buchungs- und Zuordnungsfehler zu begehen, ist bei der Vielzahl von Buchungen ausgesprochen groß.

So kann eine kaufmännische Komplettlösung für Online-Shops zu Rechtssicherheit verhelfen

Online-Shop-Betreiber sind gut damit beraten, auf eine kaufmännische Komplettlösung für Online-Shops zu setzen. Eine solche Lösung ist mit den Herausforderungen eines Online-Shops im Hinblick auf die Buchhaltung bestens vertraut und hat neben den genannten Punkten auch folgende Aspekte im Blick:

  • korrekte Zuordnung von Buchungen und Belegen
  • Automatisierungslösungen
  • Lösungen für den Vertrieb von Produkten über mehrere Kanäle (Multi-Channel-Selling)
  • ordnungsgemäßes Einhalten von Aufzeichnungspflichten

Fazit

Die Pflichten, die einem Online-Shop im Hinblick auf die Buchhaltung obliegen, sind äußerst komplex. Vor allem für Gründer, die bisher kaum Erfahrung mit der Buchhaltung von Online-Shops haben, kann sich eine kaufmännische Komplettlösung als besonders hilfreich erweisen.

Kaufmännische Komplettlösung für Online-Shops
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