Anforderungen zum Vergleich von Software für E-Mail-Newsletter

Uwe-Michael Sinn, Geschäftsführer rabbit eMarketing

Wer effizientes E-Mail Marketing betreiben will, benötigt ein leistungsfähiges E-Mail-Versandsystem. Die Gründe dafür sind vielfältig: Professionelle Systeme bieten nicht nur die Möglichkeit, an viele Empfänger personalisierte E-Mails zu versenden, sie erlauben dank Double-Opt-In-Verfahren zudem bein Generieren von E-Mail-Adressen einen rechtssicheren Verteileraufbau. Weitere Pluspunkte sind die Möglichkeit von Testversänden und die Erfolgsmessung anhand umfassender Statistiken. Ein modernes Versandtool garantiert zudem die perfekte Darstellung des Contents in unterschiedlichen Browsern und auf mobilen Endgeräten. Bevor Unternehmen einen bestimmten E-Mail-Marketing-Anbieter beauftragen, sollten sie einige Dinge beachten.
 

Ein Fachartikel von Uwe-Michael Sinn

Zu Beginn der Kampagne steht die Konzepterstellung für die jeweilige Marketing-Maßnahme sowie die Prüfung bestehender Kontaktdaten. Daraufhin gilt es, die technischen Anforderungen an eine Versand-Software zu definieren. Im Anschluss daran kann das Unternehmen eine Vorauswahl möglicher Anbieter treffen, die dann in den nächsten Schritten eingegrenzt wird. Vor einer endgültigen Entscheidung ist es ratsam, einen Test-Account anlegen zu lassen sowie verschiedene Kostenangebote einzuholen und zu vergleichen. Die Frage nach der technischen Umsetzung muss ein Unternehmen ebenfalls klären: Soll eine E-Mail-Marketing-Software gekauft oder gemietet werden oder der Versand durch eine Agentur erfolgen?

Auswahl des Newsletter-Marketing-Anbieters – die technischen Möglichkeiten im Vergleich

Ein System kaufen: die Inhouse-Lösung

Wird die E-Mail-Marketing-Software im eigenen Haus installiert und betrieben, behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Datensätze. Diese Option gewinnt an Bedeutung, wenn die Datenschutzbestimmungen eine Weitergabe der Daten nicht zulassen. Die Kosten dieser Lösung sind durch die Nutzung eigener technischer Ressourcen vergleichsweise gering. Allerdings sollten Unternehmen Fachpersonal sowohl für den Setup als auch die laufende Softwarepflege stellen. Eine CSA-Zertifizierung (Certified Senders Alliance) des eigenen Mailservers reduziert die Gefahr, dass die E-Mails in Spamfiltern hängenbleiben, deutlich. Diese Zertifizierung ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Hinzu kommt, dass der reguläre Funktionsumfang der Inhouse-Software eher gering ausfällt und sehr teuer in der Aufrüstung ist. Newsletter-Marketing-Anbieter von Inhouse-Lösungen sind zum Beispiel Artegic und Inxmail.

Ein System mieten: Versand per Application Service Provider (ASP)

In diesem Fall befindet sich die benötigte Technik im Rechenzentrum des jeweiligen E-Mail-Service-Providers (ASP). Die Bedienung der E-Mail-Marketing-Software wird auf dem unternehmensinternen Rechner abgewickelt. Wichtig für eine hohe Zustellungsrate der E-Mails ist auch hier, dass der Systemanbieter von der CSA zertifiziert ist. Bei ASP-Lösungen sind in der Regel keine Investitionen für Infrastruktur oder Updates notwendig, diese sind bereits in der Servicepauschale enthalten. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass die internen personellen Ressourcen größtenteils nur zum Setup benötigt werden. Im Gegenzug muss hier mit höheren Kosten und einer erschwerten Überwachung der Datensicherheit gerechnet werden. agnitas, Artegic, CleverReach®, eCircle Messenger, emailvision, Inxmail, optivo und andere Newsletter-Marketing-Anbieter realisieren ASP-Lösungen.

Full-Service: Outsourcing des E-Mail-Marketings

Wer interne Ressourcen sparen und einen Zugang zu externem Know-how schaffen möchte, sollte sich für eine Full-Service-Betreuung durch eine erfahrene Agentur entscheiden. Analyse, Beratung, Konzeption und Umsetzung der Kampagnen erfolgen in direkter und enger Abstimmung. Das Unternehmen bringt dabei die produktspezifischen Vorstellungen und Ideen ein, das Projektmanagement übernimmt die Agentur. Diese Möglichkeit stellt in der Regel die teuerste Variante dar, E-Mail-Marketing zu betreiben.

Unabhängig von Inhouse-Lösung, ASP oder Outsourcing, können E-Mail-Marketing-Systeme unterschiedliche Funktionen beinhalten. Je nach Anforderung und Einsatzgebiet muss ein E-Mail-Marketing-System mehr oder minder umfangreich bzw. komplex sein. Nachfolgend eine Funktionsübersicht, was E-Mail-Marketing-Systeme leisten können. Diese Übersicht können Unternehmen als Checkliste zur Auswahl und zum Vergleich von Software für E-Mail-Newsletter und andere E-Mailings nutzen.

Mögliche Funktionen von E-Mail-Marketing-Systemen:

• Sprachunterstützung
  
• Mandantenfähigkeit
  
• Integrierte Hilfe und Support
• Personalisierungsgrad und Personalisierungsoptionen wie zum Beispiel Anrede, Inhalte, Betreffzeile, PDF-Anhänge, etc.
• Testversände
  
• Darstellung der E-Mail in unterschiedlichen Browsern und auf mobilen Endgeräten
• Nutzung von Templates und Vorlagen
• Wahl des E-Mail-Formats: HTML, Text oder Multipart-E-Mailing (kombinierte HTML- und Textversion)
• Qualitätstests für optimale Zustellsicherheit
• Einbindung von Social-Media-Elementen und Funktionen
• Integriertes und automatisiertes Abonnenten-Handling, also eine Automatisierung des Bestell- und Abbestell-Prozesses
• Empfängersegmentierung
  
• Internes Blacklisting
• Bounce-Management
  
• Whitelisting des E-Mail-Service-Providers (ASP) oder Full-Service-Dienstleisters durch zertifizierte Systeme, zum Beispiel durch Certified Senders Alliance (CSA)
• Datenimport und Datenexport
• Erfolgsmessung anhand eines integrierten Tracking-Tools
• Kampagnensteuerung wie zum Beispiel automatisierte Follow-Up-E-Mailings, Lifecycle-E-Mails, mehrstufige Kampagnen mit automatisierten E-Mailing-Serien
• Zeit- und zielgruppengesteuerter Versand
• Listenmanagement
  
• A/B-Split zum Testen verschiedener E-Mailing-Versionen
• Anbindung an CRM-, CMS-, Web-Controlling- oder E-Commerce-Systeme

Fazit

Ein Unternehmen, das die passende Software für E-Mail-Marketing sucht, muss zwei Dinge entscheiden. Erstens: Mit welcher technischen Versandmöglichkeit sollen die E-Mails verschickt werden? Hierbei sollten insbesondere die Unterschiede in den Kosten und personellen Aufwänden bedacht werden. Zweitens: Was muss die Newsletter-Software leisten? Die Wahl der passenden Software für E-Mail-Newsletter und andere E-Mailing-Kampagnen ist nicht einfach, sollte aber gewissenhaft und sorgfältig erfolgen. Nur wenn die Software den Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens entspricht, steht einem erfolgreichen E-Mail-Marketing nichts mehr im Wege.

Über den Autor

Uwe-Michael Sinn zählt zu den Pionieren des E-Mail-Marketings in Deutschland. Seit 1999 beschäftigt er sich mit diesem Thema. rabbit eMarketing, 2004 von ihm gegründet, wurde international bereits mehrfach ausgezeichnet und zählt zu den führenden Agenturen für E-Mail-Marketing in Europa. Sinn ist ein gefragter Berater und Referent sowie Autor zahlreicher Beiträge für Fachzeitschriften und Bücher. Als Full-Service-Dienstleister mit langjähriger Erfahrung kennt rabbit eMarketing die unterschiedlichen Anforderungen diverser Branchen, egal ob Einsteiger oder Professional, wöchentlicher E-Mail-Newsletter oder hoch-komplexe Lifecycle-Kampagnen. rabbit eMarketing bietet Interessierten hier eine kostenlose Systemanalyse zur Auswahl einer geeigneten E-Mail-Marketing-Software.