Definition E-Procurement

E-Procurement (elektronische Beschaffung) ist der digitale Einkauf von Gütern und Dienstleistungen über Netzwerke, meist das Internet. Dabei wird der gesamte Beschaffungsprozess – von der Bedarfsanmeldung über die Genehmigung bis hin zur Bestellung und Rechnungsprüfung – über Softwarelösungen abgewickelt, um manuelle Aufwände zu minimieren.

Man unterscheidet primär drei technische Bereitstellungsmodelle:

• Sell-Side-Modell: Das kaufende Unternehmen bestellt direkt im Online-Shop des Lieferanten.
• Buy-Side-Modell: Das Unternehmen nutzt ein eigenes internes System, in das Katalogdaten verschiedener Lieferanten importiert werden (z. B. SAP Ariba).
• Marktplatz-Modell: Käufer und Verkäufer treffen auf einer neutralen Plattform zusammen, die das Sortiment vieler Anbieter bündelt.

Durch die Digitalisierung der Beschaffung profitieren Unternehmen auf mehreren Ebenen:

• Prozesskosten-Senkung: Kürzere Durchlaufzeiten und weniger administrativer Aufwand.
• Vermeidung von Maverick Buying: Mitarbeiter bestellen nur aus freigegebenen Katalogen zu verhandelten Konditionen.
• Transparenz: Ausgaben können in Echtzeit analysiert und gesteuert werden (Spend Analytics).
• Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung verhindert manuelle Übertragungsfehler bei Bestellungen.

Die Unterscheidung erfolgt nach der Art der Güter:

• Direktes E-Procurement: Beschaffung von Rohstoffen oder Bauteilen, die direkt in die Produktion des Endprodukts fließen.
• Indirektes E-Procurement: Einkauf von MRO-Bedarfen (Maintenance, Repair, Operations) wie Büromaterial oder IT-Zubehör, die für den Betrieb notwendig sind, aber nicht Teil des Produkts werden.

Im Jahr 2026 ist Predictive Sourcing der Standard. KI-gestützte Systeme erkennen Bedarfe, bevor sie entstehen, schlagen automatisch die besten Lieferanten basierend auf ESG-Kriterien (Nachhaltigkeit) vor und führen Preisverhandlungen durch automatisierte Bots. Zudem ermöglicht KI eine lückenlose Überwachung der Lieferketten-Risiken in Echtzeit.